Phenquestions
Mengatur perjumpaan pasukan adalah tugas yang sukar, terutamanya apabila penganjur mendapati tidak ada masa yang tepat ketika semua orang dapat bertemu. Masalahnya, bagaimanapun, dapat dikurangkan sejauh mana Tinjauan Outlook ciri yang baru dilancarkan dipanggil Mencadangkan Masa Baru. Pengguna yang menjalankan Microsoft Outlook versi Desktop mungkin biasa dengan fitur ini. Ini adalah ciri yang membolehkan para hadirin memeriksa bila semua orang, termasuk mereka, bebas sehingga pertemuan dapat diatur dengan mudah dan tanpa banyak kerumitan oleh pihak penganjur.
Yang perlu dilakukan oleh para hadirin adalah menolak dengan sopan masa mesyuarat yang dicadangkan dan mencadangkan masa lain yang sesuai untuk dipertimbangkan oleh pihak penganjur. Penganjur kemudian dapat menerima cadangan waktu baru yang terbaik dan menjadualkan semula mesyuarat dengan cepat.
Bagaimana ciri Cadangan Waktu Baru berfungsi di Outlook
Pertama, penganjur mesyuarat menghantar permintaan kepada semua yang hadir. Setelah menerima permintaan mesyuarat, tatendees dapat mencari pelbagai pilihan (Tentatif, Menolak, dan Mencadangkan Waktu Baru) yang disenaraikan di samping butang 'Terima' biasa di bawah bahagian 'Mail'.
Sekiranya terdapat konflik mengenai masa yang dicadangkan untuk mesyuarat. Seorang peserta hanya boleh mengklik butang Cadangkan Waktu Baru pada jemputan atau acara kalendar itu sendiri.
Setelah selesai, dia menemui 3 pilihan yang dipaparkan:
- Terima dan cadangkan masa baru
- Tentatif dan mencadangkan masa baru
- Menolak dan mencadangkan masa baru.
Sebaik sahaja anda memilih salah satu daripada tiga pilihan Mencadangkan Waktu Baru, paparan pembantu penjadualan yang ringkas akan terbuka.
Di sana anda boleh mengisi butiran yang sesuai dan tekan butang 'OK'. Tindakan itu secara langsung menunjukkan mesej e-mel baru, secara automatik ditujukan kepada penganjur, dengan cadangan waktu baru. Anda juga mendapat pilihan untuk menambah penerima, selain penganjur.
Apabila penganjur mesyuarat menerima e-mel dari peserta yang mencadangkan waktu baru, pemberitahuan muncul dalam jemputan yang menunjukkan bahawa waktu baru telah dicadangkan untuk jemputan mesyuarat yang dikirim lebih awal.
Sekiranya penganjur menerima perubahan yang disarankan, dia akan mengedit acara. Pembantu penjadualan di sana membolehkannya melihat waktu mesyuarat semasa bersama dengan semua cadangan waktu baru yang dia terima dari semua hadirin.
Ini mempermudah baginya tugas mencari, membandingkan pilihan dan memilih yang paling sesuai untuk semua orang.
Setelah masa baru dipilih untuk mesyuarat, penganjur dapat menghantar jemputan yang dikemas kini kepada semua hadirin.
Sumber.
